Fréttatilkynning
er í rauninni frétt sem er saminn og skrifuð af öðrum en
blaðamanni. Tilkynningin lætur fjölmiðla vita af einhverju sem á
eftir að gerast, er í gangi, eða hefur átt sér stað. Takmarkið með
tilkynningunni ætti að vera koma skilaboðum eða upplýsingum til
fjölmiðla og fá þá til að birta fréttina nánast umorðalaust.
Fjölmiðlamenn líta fréttatilkynningar ýmist jákvæðum eða neikvæðum
augum. Frétt sem er vel skrifuð, grípandi og með réttum upplýsingum
er vel þegin. Hins vegar ef fréttinn er illa skrifuð, með
stafsetningavillum, röngum og ganglausum upplýsingum skapar það
aukna vinnu á hendur fjölmiðlamannsins. Jafnframt gæti það leitt
til þess að fjölmiðlamaðurinn líti neikvæðum augum á frekari
fréttatilkynningar.
Góð fréttatilkynning þarf að grípa athygli lesandans og vekja áhuga
á viðburðinum, ásamt því að veita bakgrunnsupplýsingar. Hún þarf að
vera fréttnæm og skrifuð á formi sem er aðgengileg fyrir fjölmiðla
til að nota. Takmarkinu er náð þegar hún birtist nánast óbreytt í
formi fréttar hjá viðkomandi fjölmiðli. Hér fylgja leiðbeiningar að
hverju þarf að huga þegar kemur að því að skrifa
fréttatilkynningu
Tíu skref að góðri fréttatilkynningu
1.
Skref
Ákveða afhverju á að skrifa fréttatilkynningu og að hverju viljum
við beina athyglinni. Með öðrum orðum, hvert er takmarkið með
fréttatilkynningunni? Hafa það klárt frá byrjun og halda athyglinni
að því í gegnum fréttina.
2. Skref
Hafa hana stutta og hnitmiðaða. Venjulega eru fréttatilkynningar
ekki lengri en ein blaðsíða.
3. Skref
Setja inn dagsetninguna sem fréttatilkynningin er send hefst í
vinstra eða hægra hornið
4. Skref
Skrifa orðin “FRÉTTATILKYNNING„ efst í vinstra hornið með hástöfum
fyrir neðan dagsetninguna. Byrjið með hnitmiðaðri samantekt af
fréttinni, takið síðan fram hver er að tilkynna fréttina. Í næstu
línu takið fram mikilvægar samskipta upplýsingar: nafn (sendanda)
þeirra sem geta veitt upplýsingar meðan á viðburðinum stendur,
titill, íþróttasamband, heimilisfang, símanúmer (vinnusími/gsm),
faxnúmer, netfang og vefsíða ef við á.
5. Skref
Búið til fyrirsögn og hafið hana til vintri, rétt fyrir ofan fyrstu
línu í sjálfri fréttinni. Fyrirsagnir gefa venjulega til kynna
mikilvægustu, merkilegustu eða áhugaverðustu staðreyndina í
fréttinni.
6. Skref
Mikilvægasti hluti fréttarinnar er leiðarinn (fyrsta málsgreinin í
fréttinni). Hann er oftast ein hnitmiðuð setning, hámark tvær. Þar
á kjarni fréttarinnar að koma fram og hann ætti að innihalda allar
nauðsynlegustu upplýsingar eins og:
• Hverjir eiga hlut í máli?
• Hvað á sér stað?
• Hvenær á viðburðurinn að eiga sér stað?
• Hvar fer hann fram?
• Afhverju – gefa mögulegar ástæður fyrir
viðburðinum
7. Skref
Eftir að leiðarinn hefur verið skrifaður, greinið ítarlega frá
mikilvægum upplýsingum og raðið þeim niður eftir mikilvægi. Reynið
að hafa með einhverjar grípandi upplýsingar eða staðreyndir sem
geta vakið áhuga hjá fólki á komandi málsgreinum. Notist eingöngu
við staðreyndir og vitnið í heimildamenn. Oft getur það reynst vel
að ná athygli fólks með einhverju óvenjulegu eða skemmtilegum
atburðum sem eru í tenglsum við viðburðinn. Góð fréttatilkynning
er í senn fræðandi og tælandi, þannig að lesandinn verði
forvitinn og vill gjarnan fá að vita meira.
8. Skref
Endið síðustu málsgreinina á setningu þar sem kemur fram hvar er
hægt að nálgast frekari upplýsingar. Það gæti verið starfsmaður,
vefssíða, netfang, símanúmer eða annað þar sem auðvelt er að
nálgast nánari upplýsingar fyrir, á meðan og eftir að viðburðinum
lýkur.
9. Skref
Ef fréttatilkynningin er lengri en ein síða, setjið þá – framhald
– neðst á síðuna. Á síðustu blaðsíðuna á að setja neðst á síðuna
“XXX„ eða “###„ til þess að gefa til kynna að fréttatilkynningin er
á enda.
10.Skref
Reynið að gera starf fjölmiðlamannsins eins auðvelt og kostur er.
T.d. ganga úr skugga um að upplýsingar séu nægar, réttar og að
einhver geti veitt fjölmiðlafólki upplýsingar á meðan viðburðurinn
stendur. Látið vita ef tímasetningar breytast eða það stefnir í
eitthvað sögulegt eða merkilegt þannig að fjölmiðlar geti verið
komnir á staðinn þegar það gerist. Látið gögn sem gætu verið
gagnleg fyrir fjölmiðlamanninn í fylgiskjal um gætið að minnast á
það og hvað sé að finna í fylgiskjalinu. Það gæti til dæmis verið
tímaseðill, dagskrá, myndir o.fl.