Að skrifa góða
starfslýsingu er lykillinn að því að starfsmaður geti unnið starfið
sitt á skilvirkan hátt. Að búa til starfslýsingar fyrir allar
stöður innan félagsins/sambandins getur verið til þess að
félagið/sambandið eigi auðveldara með að greina hvar veikleikarnir
liggja. Mikilvægt er að byrja á mikilvægustu störfunum og
sérstaklega þeim sem eru í fullu starfi.
Að skrifa
starfslýsingu er ekki og á ekki að vera stórt og mikið mál. Hins
vegar er það mikilvægt að hún sé til. Það er góð vinnuregla að
uppfæra starfslýsingar samfara breyttum áherslum í
starfinu.
Hér á eftir fylgja
nokkur skref að því hvernig er hægt að standa að gerð
starfslýsingar:
1.
Tala við starfsmanninn sem sinnir umræddu
starfi.
Ef einhver er
starfandi í starfinu sem á að búa til starfslýsingu fyrir er ágætt
að biðja viðkomandi um að taka saman lista af þeim verkefnum sem
hann/hún ynnir af hendi. Einnig er hægt að biðja starfsmanninn að
skrifa niður það sem hann telur að ætti ekki að vera hluti af
hans/hennar starfi.
Það er líka hægt að
biðja starfsmanninn um að skrifa starfslýsingu fyrir starfið sitt
til að fá hugmynd um hvernig hann lítur á starfið.
2.
Hugsa um hvaða væntingar eru gerðar til
starfsmanns í þessu starfi sem starfslýsingin á við. Þrátt
fyrir að hafa fengið í hendurnar starfslýsingu frá starfsmanni er
ekki ólíklegt að stjórnin hafi sínar eigin hugmyndir um hvað á að
felast í starfinu. Skrifið niður lista af verkefnum stórum sem
smáum sem gæti fallið undir starfið. Berið síðan saman við
hugmyndir starfsmannsins.
3.
Koma skipulagi á mikilvægi verkefna.
Draga saman 3 til
6 verkefni sem eru nauðsynleg. Skipta listanum upp í verkefni sem
eru óaðskiljanlegur hluti starfsins, almenn og tilfallandi
verkefni. Ef að nú þegar er starfsmaður sem gegnir þessari stöðu þá
er ágætt að fá hann/hana til þess að skrifa hjá sér hver séu
mikilvægustu verkefnin að hans/hennar mati og í hvaða verkefni fer
mestur tíminn.
4.
Skrifa raunverulega starfslýsingu. Með skipulagða
listann